Innovere
Continuum digital driftsplattform for eiendomsforvaltning
8 kjerne
applikasjoner som automatiserer
Frigjøre tid
for andre aktiviteter - analyse og verdiskapning
Smidig
lage applikasjoner og fortsette å videreutvikle
Introduksjon
Continuum Property forvalter næringseiendommer i Lysaker-området på grensen til Oslo. Selv med en voksende eiendomsportefølje har Continuum Property klart å holde organisasjonen fokusert på drift og moderne løsninger.
Den operative driften av en voksende eiendomsforvaltning virksomhet byr på mange utfordringer. Repeterende oppgaver må håndteres i tillegg til akutt vedlikeholdsarbeid, kontraktsstyring, leietakerrelasjoner og oppussing av eiendommer. For å få kontroll over den økende driftskompleksiteten trengte Continuum Property en komplett løsning for å strukturere og administrere alle driftsmessige, finansielle og kommersielle aktiviteter og redusere risikoen for at aktiviteter blir forsømt og muligheter går tapt.
Ved hjelp av plattformen Genushar Continuum Property utviklet en eiendomsforvaltningsløsning som er tilpasset deres spesifikke behov. Med en plattform som kontinuerlig utvikler seg i takt med de teknologiske fremskrittene, kan Continuum Property dessuten ha en proaktiv tilnærming til ny utvikling.
"Med Genus fikk vi den fleksibiliteten vi trengte for å utvikle et eiendomsforvaltningssystem som passer til den måten vi ønsker å jobbe på. Plattformen oppfyller våre høye krav til moderne og fremtidsrettede løsninger."
- Marius Bergheim, drifts- og vedlikeholdssjef, Continuum Property
Utfordring
Skalering med driftskontroll
I et pulserende marked for næringseiendom har Continuum Property hatt stor suksess med sin evne til å opprettholde driftskontroll og effektivitet. Selv med en geografisk konsentrert eiendomsportefølje har den kontinuerlige veksten gjort det stadig vanskeligere å holde fokus på detaljer og proaktive løsninger av høy kvalitet.
For Continuum Property har nøkkelen til effektiv drift vært forretningsfilosofien om å holde den administrative organisasjonen på et minimum og samtidig strukturere og automatisere så mye som mulig av driften. For å muliggjøre en slik organisering er Continuum Property avhengig av en effektiv og fleksibel digital driftsplattform som kan håndtere alle aspekter av driften. I tillegg må programvarens funksjonalitet utvikles i takt med stadig skiftende forretningskrav og en voksende eiendomsportefølje.
En no-code pioner
Continuum Property var tidlig ute med å ta i bruk no-code og har vært pioner innen flere nye funksjoner og versjoner av Genus -plattformen.
"Genus lanserer nye funksjoner i et tempo som overgår den siste utviklingen i eiendomsbransjen. Det gjør at vi hele tiden kan teste den nyeste teknologien og finne ut hva som fungerer for oss. Digitalisering er nøkkelen for oss", sier Marius Bergheim.
Å differensiere seg gjennom driftsforbedringer betyr ofte at standardløsninger ikke er mulig, noe som også var tilfellet for Continuum Property. I en organisasjon der økonomisk suksess henger tett sammen med optimaliserte forretningsprosesser, er det ikke noe alternativ å implementere siloapplikasjoner med rigid, forhåndsdefinert prosesstøtte.
Med applikasjonsutviklingsplattformen Genus kan Continuum Property fokusere på å strukturere, implementere og optimalisere forretningsprosessene gjennom en digital plattform. Plattformen kan dessuten enkelt integreres med både interne og eksterne forretningsapplikasjoner, noe som gjør det enkelt å optimalisere prosesser som går på tvers av tradisjonelle applikasjonsgrenser. Samlet sett gjør Genus det mulig for Continuum Property å effektivisere og utvikle forretningsdriften på den måten de ønsker.
Løsningen for eiendomsforvaltning
Continuum Property har kontinuerlig utviklet og forbedret sin Property Management-løsning i takt med at virksomheten har utviklet seg. Den svært optimaliserte løsningen er skreddersydd for å betjene leietakere, leverandører og backoffice-personell i et dynamisk eiendomsmiljø.
Backoffice-funksjonalitet
Backoffice-applikasjonen er strukturert for å minimere administrasjonskostnader, fjerne avhengigheten av spesifikt personell og sørge for at alle driftsoppgaver spores og følges opp. I tillegg sikrer løsningen full overholdelse av alle relevante standarder og gir full innsikt og transparens i forbindelse med HMS og finansiell revisjon.
"Ved å strukturere alt arbeid i vår Property Management-løsning blir driften mer effektiv og aktivitetene mer transparente og tilgjengelige. Dette reduserer risikoen for at oppgaver blir forsømt eller udokumenterte",sier Bergheim.
Backoffice-applikasjonen består av fire hovedområder som alle er integrert i én enkelt applikasjonsmodell:
- Oppgavestyring,
- Eiendoms- og komponentregister,
- Human Resources, og
- Salg og finans
Håndtering av oppgaver
Oppgavehåndtering er kjernen i Property Management-løsningen og en viktig forutsetning for optimaliserte forretningsprosesser. Alle aktiviteter som utføres i virksomhet, på tvers av forretningsprosessene, er strukturert i oppgavestyringsløsningen. Oppgaver kan utføres enten som planlagte aktiviteter (f.eks. som en del av vedlikeholdsrutiner eller regelmessige inspeksjoner), som aktiviteter som utløses av hendelser (f.eks. reaktivt vedlikehold) eller som en integrert del av et større prosjekt (f.eks. oppussing av en eiendom).
Eiendoms- og komponentregister
De fleste oppgavene utføres i forbindelse med en bestemt fysisk eiendom, eller til og med en bestemt komponent i denne eiendommen. Løsningen for eiendomsforvaltning inneholder et register over alle eiendommer som eies av Continuum, samt et beregningsverktøy for arealet som leies av hver enkelt leietaker. Videre er alle hovedkomponenter i disse eiendommene registrert og strukturert i systemet med lenker til forskriftsmessige tabeller over bygningselementer. Kontrollnivået i løsningen er skreddersydd for den daglige driften og gjør det enklere å planlegge og spore oppgavene som utføres.
Menneskelige ressurser
Løsningen gir støtte for alle personalressurser som er ansatt eller innleid av Continuum Property. Dette omfatter blant annet arbeidskontrakter, tidsrapportering og ferieplanlegging. Tidsrapporteringen er direkte knyttet til oppgavestyringsmodulen, slik at det er mulig å se sammenhengen mellom utførte oppgaver, ressursbruk og tidsbruk.
Salg og finans
Løsningen for eiendomsforvaltning fungerer også som løsning for håndtering av leietakerrelasjoner for Continuum Property, og støtter salgsprosessen og forvaltningen av leiekontrakter. I tillegg støtter løsningen viktige finansielle operasjoner, som generering av fakturaer til leietakere, innkjøpsordrer til leverandører og lønnsberegninger for ansatte - alt basert på informasjon i løsningen.
Leverandørportal
For de mest integrerte leverandørene tilbyr Continuum Property en webapplikasjon for mobil og nettbrett som fungerer som leverandørens daglige aktivitetsliste.
Aktivitetene fordeles til de relevante leverandørene basert på oppgaver i backoffice-løsningen. Leverandørene rapporterer også tidsbruken på oppgavene direkte inn i løsningen. Dette muliggjør transparens og et tettere samarbeid mellom Continuum Property og leverandørene, i tillegg til sanntidsoppdateringer av aktivitetskostnadene.
Portal for leietakere
I tillegg til å tilby digital støtte til alle ansatte på kontoret og ute i felten, har Continuum Property utviklet en nettbasert selvbetjeningsportal for kontakten med leietakerne. Portalen gjør det mulig for leietakerne å sende inn problemer og bekymringer, og å følge fremdriften i alle innsendte saker.
For Continuum Property betyr dette at alle forespørsler fra leietakere mottas på en strukturert måte. Det gjør det også mulig å automatisere tildelingen av personell som er ansvarlig for den aktuelle oppgaven. Til slutt blir det enklere å kommunisere status for problemene til leietakerne, noe som øker leietakertilfredsheten.
Bærekraftig utvikling
For Continuum Property har bruken av Genus som en digital driftsplattform for forretningsprosesser sørget for at de kan opprettholde en liten arbeidsstyrke med full oversikt over eiendommene. Løsningen gjør det mulig for dem å ligge i forkant med nødvendige og ønskede oppgraderinger av eiendommene, samtidig som de sikrer at kjerneforretningsprosessene håndteres på riktig måte.
Ved kontinuerlig å videreutvikle den digitale driftsplattformen kan Continuum Property fortsette å vokse og utvikle eiendomsforvaltningen i tråd med sin forretningsfilosofi.
Om
Continuum Property er et norsk eiendomsselskap med fokus på samfunnsutvikling, lokale synergier og komplette leietakerløsninger. Virksomheten ligger på Lysaker på grensen til Oslo, og alle eiendommene ligger i Lysaker-området. Førsteklasses kvalitet, kontinuerlige oppgraderinger og en operativ ledelse som er tett på kundene, er kjerneverdier for Continuum Property.