Modernisere eldre systemer
Manpower bruker no-code strategisk i bemanningensbransjen
8 kjerne
applikasjoner som automatiserer
Frigjøre tid
for andre aktiviteter - analyse og verdiskapning
Smidig
lage applikasjoner og fortsette å videreutvikle
Introduksjon
I den svært konkurranseutsatte bemanningsbransjen må en leder kontinuerlig forbedre seg for å kunne tilby de beste tjenestene til kundene sine. Som en innovativ leverandør av bemanningsløsninger er Manpower Norge avhengig av god teknologi og programvare for å støtte kjerneprosessene og sikre kundetilfredshet.
Siden år 2000 har Manpower Norge brukt Genus som en strategisk no-code applikasjonsutviklingsplattform for å muliggjøre modernisering, innovasjon og automatisering av sentrale forretningsprosesser.
"Basert på vår erfaring med plattformen visste vi hvor raskt endringer kan gjøres med Genus og no-code utvikling. Dette står i kontrast til våre erfaringer med tradisjonell programmering."
- Sissel Nyegaard-Larsen, forretningsanalytiker i Manpower Norge
Utfordring
Programvare for en bemanningsbransje i endring
Nøkkelen til suksess i bemanningsbransjen ligger i å matche riktig kandidat med riktig stilling. Hver dag legger Manpower Norge til rette for at mer enn 6 000 medarbeidere kommer i jobb på tvers av bransjer i det norske arbeidsmarkedet.
For å sikre en bemanningsprosess med både høy kvalitet og effektivitet er Manpower avhengig av teknologi og programvare for å støtte kjerneprosessene. Samtidig trenger de systemer som gjør det mulig å være fleksible og innovative.
Som en virksomhet med mer enn 50 års historie har Manpower vært i sentrum av en bransje i utvikling. Betydelige endringer i bransjen for forretningspraksis, forretningsprosesser og teknologi har tvunget virksomhet til kontinuerlig å utvikle, skalere og tilpasse seg - noe som har satt store krav til applikasjonsinfrastrukturen.
Innovere for å automatisere
I mange bransjer er driften av virksomheten avhengig av å ha et visst antall kvalifiserte medarbeidere på plass. Spesielt innen HORECA (hotell, restaurant og catering) og helsevesenet er det viktig å fylle opp ledige stillinger som følge av kortvarig sykdom eller andre ukontrollerbare omstendigheter.
For Manpower var dette en mulighet til å innovere og etablere seg som markedsleder. Ved hjelp av sin ekspertise innen bemanning hadde de som mål å forbedre prosessen med å bemanne ledige ad hoc-stillinger betydelig.
Tidligere brukte Manpower først og fremst telefonlister for å ringe kvalifiserte kandidater manuelt når en medarbeider meldte seg syk eller av andre grunner ikke kunne komme på jobb. Prosessen med å finne de rette kandidatene var både svært manuell og ineffektiv.
Som utgangspunkt ble en standard programvare for bemanningsplanlegging evaluert i samarbeid med deres største kunde. Etter å ha testet programvaren i reelle scenarier og hverdagslige utfordringer, oppdaget Manpower at det fortsatt var for mange manuelle prosesser som ikke ble støttet, og at den ikke hadde all den funksjonaliteten Manpower var ute etter.
Basert på erfaringene sine bestemte Manpower seg for å lage en kortfattet spesifikasjon av forretningsmålene sine og hva de ønsket å oppnå med den nye løsningen. Erfaringer fra det foreløpige hyllevareprosjektet ble kombinert med ambisjoner om å skape en revolusjonerende ny tjeneste for både kunder og ansatte.
For å implementere denne tjenesten valgte Manpower å bruke Genus og no-code - ettersom det muliggjorde en smidig og svært iterativ tilnærming til å bygge og teste programvaren på kort tid. Innovasjonsprosjektet var et samarbeid mellom forretningseksperter, no-code utviklere og kunder, der hver iterasjon la til ny funksjonalitet og justerte tidligere implementert funksjonalitet i henhold til tilbakemeldinger fra testbrukere.
"Basert på vår erfaring med plattformen visste vi hvor raskt endringer kan gjøres med Genus og no-code. Dette står i kontrast til våre erfaringer med tradisjonell programmering. Muligheten til enkelt å gjøre endringer var spesielt viktig, siden vi var sikre på at beslutninger ville bli tatt og omgjort i løpet av prosjektet", sier Sissel Nyegaard-Larssen, Business Analyst i Manpower Norge.
Resultatet ble en løsning som er skreddersydd for Manpowers arbeidsprosesser. I den nye webbaserte løsningen har hver kunde en kalender med alle sine oppdrag knyttet til den spesifikke medarbeideren som skal jobbe det aktuelle skiftet. Hvis en medarbeider melder seg syk, kan kunden melde fra om en ledig stilling, og applikasjonen sender automatisk ut et varsel til et utvalg av kvalifiserte kandidater.
Kandidatene kan raskt takke ja til ledige stillinger via en mobilapp. Fra den samme appen kan de også se sine planlagte vakter og melde seg tilgjengelige for de kommende dagene og ukene - og dermed legge inn viktig informasjon i systemet. På denne måten har Manpower blitt en orkestrator i prosessen og automatisert nesten alle manuelle trinn.
"Når jeg bruker den nye løsningen, kan jeg være ute hos en kunde og i løpet av fem minutter ha programvaren oppe og gå for kunden.De ansatte gjør seg tilgjengelige i appen, noe som gjør det enkelt for kunden å bemanne oppdragene. Jeg har til dags dato ikke sett en bedre løsning på markedet", sier Lars Morten Windelstad, Business Service Center Manager i ManpowerGroup.
I 2019 ble det utført ca. 78 000 oppdrag gjennom løsningen. Løsningen har bidratt til redusert arbeidsmengde og reduserte kostnader for både Manpower og kundene, samt forbedret opplevelsen, arbeidsrutinene og vilkårene for de ansatte.
Modernisering av kjernen
Kjernen i en bemanningsvirksomhet er evnen til å generere nøyaktige fakturerings- og lønnstransaksjoner basert på kontrakter og rapportert tid. I 2017 sto Manpower overfor en situasjon der programvaren for transaksjonsgenerering var så teknologisk utdatert at det var fare for at den ville slutte å fungere. Den gamle programvaren kjørte på en utdatert infrastruktur som ikke kunne oppgraderes på grunn av inkompatibilitet, noe som skapte en konflikt med sikkerhetsforskriftene i virksomhet. I tillegg var programvaren utviklet internt, og kunnskapen om hvordan den skulle vedlikeholdes var begrenset.
Utfordringen var skremmende. Å bytte ut en sentral del av IT-arkitekturen er alltid forbundet med høy risiko. Jakten på en løsning startet med å evaluere hyllevare basert på en global, strategisk liste over godkjente leverandører fra ManpowerGroups sentrale IT-avdeling. Et prosjekt for å implementere den foretrukne løsningen ble startet, men senere avbrutt på grunn av den kostbare og tidkrevende tilpasningen av programvaren som var nødvendig for å oppfylle Manpower Norges krav.
På jakt etter en alternativ løsning på den komplekse utfordringen bestemte Manpower seg for å gå no-code med Genus. Plattformen utlovet muligheten til raskt å implementere avanserte regelmotorer, samt fleksibiliteten til å integrere med andre applikasjoner i den eksisterende IT-arkitekturen.
"Vi valgte Genus fordi vi trengte en plattform som kunne implementere det unike settet med regler vi har i virksomhet på grunn av mangfoldet av kontrakter og betingelser for våre kunder og fagforeninger. Erfaringene våre viste oss at kravene våre var for detaljerte og kompliserte for standardprogramvare",sier Lars Morten Windelstad.
Takket være fleksibiliteten i no-code kunne Manpower bruke en inkrementell og smidig utviklingsprosess. Hver iterasjon delte opp systemets kompleksitet i håndterbare leveranser som ble implementert og testet. At det var enkelt å gjøre endringer underveis, gjorde det også mulig for Manpower å gå raskt frem og justere eller omgjøre tidligere beslutninger ved behov.
"Et av målene med den nye transaksjonsprogramvaren var å redusere det manuelle arbeidet gjennom automatisering av prosesser",sier Windelstad. "Etter at vi implementerte den nye løsningen med Genus, ble antallet automatiske transaksjoner som krever manuell gjennomgang, redusert fra 51 % til 25 %. Med 13 000 timelister per måned utgjør dette en betydelig tidsbesparelse."
Etter innføringen av den nye transaksjonsprogramvaren har Manpower satt seg som mål å nå 21 % manuelle gjennomganger; en lavere prosentandel er ikke mulig på grunn av spesialkontrakter. Dette målet skal nås ved å lære av den daglige bruken av systemet og tilpasse programvaren gjennom trinnvise endringer som har positive effekter på automatiseringsprosessen.
En fremtidsrettet no-code plattform
Manpower begynte å bruke Genus i 2000 og har siden da bygget en rekke løsninger for bemanningsvirksomheten sin på plattformen.
Den operative kjerneløsningen som er bygget med Genus , er driftsstyringssystemet. Dette systemet brukes først og fremst til å administrere bemannings- og rekrutteringsoppdrag og til å holde oversikt over de ansatte. Det brukes også til analyse- og rapporteringsformål.
Manpowers no-code -portefølje er ytterligere utvidet til å omfatte et timeregistreringssystem, et transaksjonsgenererende pre-pay/pre-bill-system og en bemanningsplanlegger, som beskrevet i denne casestudien.
Med Genus har Manpower også etablert én felles, virksomhet-spesifikk datamodell på tvers av no-code - noe som gjør det mulig å implementere ny funksjonalitet og nye løsninger enda raskere.
Om
ManpowerGroup er verdensledende innen innovative bemanningsløsninger som kobler det menneskelige potensialet til forretningskraften. ManpowerGroup betjener både små og store organisasjoner, på tvers av bransje sektorer, gjennom sine varemerker og tilbud: ManpowerGroup Solutions, Experis, Manpower og Right Management.
Manpower Norge er det største bemanningsbyrået på det norske markedet. De sysselsetter mer enn 16 000 personer hvert år gjennom sine 25 kontorer og 200 bemanningskonsulenter.