Modernisere eldre systemer
Norconsult fikk kontroll og redusert risiko ved å insource aksjonærregisteret.
15,47 % økning
i stemmeberettigede aksjonærer
7-12 timer spart
hver måned
3-5 uker
raskere utbetalingstid
Introduksjon
Norconsult ønsket å få kontroll over aksjonærregisteret og kutte unødvendige manuelle oppgaver, slik at de kunne spare tid. Dette oppnådde de ved å lage en egen løsning som var skreddersydd for virksomhets prosesser.
Utfordring
Kompleks informasjon spredt over flere systemer
Norconsult AS er Norges største ansattreide virksomheter og er lovpålagt å ha full oversikt over aksjeeierskap og beholdning. De er også pålagt å føre oversikt over alle transaksjoner helt tilbake til den dagen virksomhet ble etablert på 1980-tallet, i tillegg til nøyaktig tallrapportering til staten. Det faktum at de har over 5000 ansatte i Norconsult Group, og at 2/3 av dem er eiere spredt over flere land, kompliserer saken.
Aksjonærregisteret hadde lenge vært en utfordring for dem, og utfordringene kom litt etter litt da et gammelt internt system ble outsourcet og erstattet i 2016.
Norconsult hadde ikke oversikt over alle aksjonærene, og aksjene kunne noen ganger bli liggende i limbo over lengre perioder. De viktigste problemstillingene var:
- Desentralisering: Historisk eierskap var spredt på flere systemer og arkiver.
- Uvillig leverandør: Prosesser knyttet til kjøp og salg av aksjer ble utført av en bank som ønsket å legge ned forretningsområdet på grunn av tidkrevende og ulønnsom håndtering.
- Løs kontroll: GDPR-regelverk og utenlandske eiere som bruker forvalterbanker gjorde at Norconsult mistet oversikten over eierne.
"Systemene våre var lite brukervennlige og vanskelige å vedlikeholde og administrere. Vi trengte ekstern hjelp for å fullføre bestillinger og hadde lite og utilstrekkelig historikk for aksjonærene. Vi kunne ikke håndtere aksjonærer bosatt utenfor Norge på samme måte. Vi kunne ikke engang slå opp eller se enkeltaksjonærer med aksjer plassert i utenlandske depotbanker i aksjeregisteret. Løsningen var med andre ord moden for en oppgradering."
- Kjetil Bakke, leder for forretningsapplikasjoner i Norconsult AS
Løsning
Få kontroll - ved å samle alt
Norconsult lette etter en levedyktig løsning som kunne håndtere kompleksiteten de sto overfor. Flere hyllevare- og SaaS-løsninger ble undersøkt, men det var flere behov som ingen av dem kunne dekke. Derfor valgte Norconsult å utvikle sin egen fleksible løsning med Genus ved hjelp av no-code.
Norconsult kan nå utforme prosessene og gjøre endringer raskt etter hvert som nye behov dukker opp i årenes løp. Dette sikrer at de ikke havner i samme situasjon i fremtiden. Noen av prosessene i løsningen:
- En ordreoversikt: et system for å håndtere mottatte ordrer fra en handelsmodul.
- Oppgjørsmotor: håndtering av kjøp og salg av aksjer, samt støtte for reverseringer.
- Fullstendig FIFO-serie av aksjeeierskap for alle aksjonærer.
- Individuell oversikt over aksjer for aksjonærer, med historisk utvikling
- Integrasjon med flere betalingsløsninger, som bank og Altinn.
- Oppfølgingsprosess for eiere når det gjelder dokumentasjonskrav
- Selskapshendelser som utbetaling av utbytte
- Rapportering til skattemyndighetene
- Generalforsamlingsmodul, med dagsorden, dokumenter og avstemning
Betalingsintegrering var en vanskelig komponent som måtte bygges på egenhånd. Ulike alternativer ble utforsket. Noen omfatter produksjon og utveksling av ISO20022-filer, andre SOAP eller REST. Heldigvis gjorde plattformens fleksibilitet det mulig for Norconsult å bruke ulike leverandører og integrere med en hvilken som helst tjeneste, slik at behovene ble dekket.
Plattformen Genus kjører på Kubernetes med automatisk skalerbarhet, slik at Norconsult enkelt kan skalere opp eller ned. Infrastrukturbehovene kan variere fra å ha nesten ingen trafikk til å håndtere tusenvis av brukere samtidig under en generalforsamling.
"Samarbeidet har fungert bra helt fra starten. Etter innledende samtaler klarte Genus å utvikle en god forståelse for våre behov. Med kompetente og strukturerte fagfolk, tydelige roller og tett samarbeid har Genus utviklet et meget godt produkt spesielt tilpasset Norconsult. Genus har levert en tidsriktig og oppdatert løsning som har gjort det enklere både å håndtere eierskapsmodellen og å finne en eier som er i tråd med prosjektets mål."
- Ingeborg Holmen, prosjektcontroller i Norconsult AS
Resultat
Reduser risiko, hold deg innenfor regelverket og spar timer med automatisering.
Norconsult tok tilbake eierskapet til sine aksjonærregisterprosesser ved å innføre en moderne applikasjon kalt Aksjebok . Den ble testet i april 2022 og godkjent av generalforsamlingen i mai. Den første utbetalingen som tester applikasjonen er utbyttet for 2021 i mai 2022, som også sender en rapport til Skatteetaten.
De sparer nå 7 til 12 timer hver måned med automatisering, og forventer at dette tallet vil øke med nye oppgaver som nye tilbud, utbytte og årsrapportering.
Den nye applikasjonen reduserer også utbetalingstiden med 3-5 uker når en aksje selges. Utbetalingene skjer nå fortløpende, i stedet for én gang i måneden som tidligere.
Norconsult økte antall stemmeberettigede aksjonærer med 15,47 %, fra et gjennomsnitt på 33,53 % til 49 % i 2022.
"Jeg forventer at deltakelsen på generalforsamlingen vil fortsette å øke siden den nye løsningen gjør det enkelt å delta. Flere bestillinger vil gå gjennom, spesielt blant våre utenlandske aksjonærer. Vi kommer til å spare mye tid på administrasjon av eierskapsmodellen med bedre flyt i salgs- og tilbudsprosessene, med alle nødvendige data samlet på ett sted. Totalt sett vil vi spare mye tid på administrasjon, få bedre kontroll, og forutsigbarheten for aksjonærene vil øke. "
- Kjetil Bakke, leder for forretningsapplikasjoner hos Norconsult AS
Om
Norconsult er et av Nordens ledende rådgivningsselskaper og løser tusenvis av bygg- og anleggsoppgaver hvert år. De er 5.100 medarbeidere over hele verden, med en årlig omsetning på 7,4 milliarder NOK.