Förnya
Continuum digital verksamhetsplattform för fastighetsförvaltning
8 centrala
applikationer som automatiserar
Frigör tid
för övrig verksamhet - analys och värdeskapande
Agil
skapa applikationer och fortsätta att iterera
Intro
Continuum Property förvaltar kommersiella fastigheter i Lysaker-området vid gränsen till Oslo i Norge. Även med en växande fastighetsportfölj har Continuum Property lyckats hålla sin organisation fokuserad på operativa frågor och toppmoderna lösningar.
Den operativa förvaltningen av ett växande fastighetsbolag innebär många utmaningar. Repetitiva uppgifter måste hanteras vid sidan av akut underhållsarbete, kontraktshantering, hantering av hyresgästrelationer och renovering av fastigheter. För att hantera den ökande komplexiteten i verksamheten behövde Continuum Property en helhetslösning för att strukturera och hantera alla operativa, finansiella och kommersiella aktiviteter och minska risken för försummade aktiviteter och missade möjligheter.
Med hjälp av Genus-plattformen har Continuum Property utvecklat en fastighetsförvaltningslösning som är skräddarsydd för deras specifika behov. Med en plattform som kontinuerligt utvecklas med tekniska framsteg kan Continuum Property dessutom ta ett proaktivt förhållningssätt till nyutveckling.
"Med Genus fick vi den flexibilitet vi behövde för att utveckla ett fastighetsförvaltningssystem som passar vårt sätt att arbeta. Plattformen uppfyller de höga krav vi har på moderna och framtidssäkra lösningar."
-Marius Bergheim, drift- och underhållschef, Continuum Property
-
Att hantera en växande fastighetsportfölj med begränsade administrativa resurser ledde till komplexitet i verksamheten och risk för förbisedda uppgifter.
Utvecklade ett skräddarsytt fastighetsförvaltningssystem med hjälp av Genus no-code-plattform, som integrerar uppgiftshantering, fastighetsregister, HR-, finans- och leverantörs-/hyresgästportaler.
Effektiviserade verksamheten, förbättrade transparensen och upprätthöll en slimmad organisation samtidigt som vi stödde kontinuerlig tillväxt och innovation.
Utmaning
Skalning med operativ kontroll
På en livlig kommersiell fastighetsmarknad har Continuum Property varit framgångsrikt tack vare sin förmåga att upprätthålla operativ kontroll och effektivitet. Även med en geografiskt koncentrerad fastighetsportfölj gjorde den kontinuerliga tillväxten det allt svårare att hålla sig hands-on och proaktivt upprätthålla sitt rykte för uppmärksamhet på detaljer och högkvalitativa lösningar.
För Continuum Property har nyckeln till operativ excellens varit deras affärsfilosofi att hålla sin administrativa organisation till ett minimum samtidigt som de strukturerar och automatiserar så mycket av sin verksamhet som möjligt. För att möjliggöra en sådan organisation är Continuum Property beroende av en effektiv och flexibel digital verksamhetsplattform som kan hantera alla aspekter av verksamheten. Dessutom måste programvarans funktionalitet utvecklas i takt med att verksamhetskraven förändras och fastighetsportföljen växer.
En pionjär utan kod
Continuum Property var tidigt ute med att använda no-code och har varit först med flera nya funktioner och versioner av Genus-plattformen.
"Genus släpper nya funktioner i en takt som överstiger den senaste utvecklingen inom fastighetsbranschen. Det gör att vi kan fortsätta att testa den senaste tekniken och ta reda på vad som fungerar för oss. För oss är digitalisering nyckeln", säger Marius Bergheim.
Att skilja sig från mängden genom operativ excellens innebär ofta att standardlösningar inte är gångbara, vilket också var fallet för Continuum Property. I en organisation där ekonomisk framgång är nära sammanflätad med optimerade affärsprocesser är det inte ett alternativ att implementera affärsapplikationer i silo med rigida fördefinierade processtöd.
Med Genus plattform för no-code applikationsutveckling kan Continuum Property fokusera på hur man strukturerar, implementerar och optimerar sina affärsprocesser med hjälp av en digital plattform. Dessutom integreras plattformen enkelt med både interna och externa affärsapplikationer - vilket gör det enkelt att optimera processer som sträcker sig över traditionella applikationsgränser. Sammantaget gör Genus det möjligt för Continuum Property att effektivisera och utveckla sin affärsverksamhet på det sätt som de vill.
Lösning
Lösningen för fastighetsförvaltning
Continuum Property har kontinuerligt utvecklat och förbättrat sin Property Management-lösning i takt med att verksamheten har utvecklats. Den mycket optimerade lösningen är skräddarsydd för att betjäna hyresgäster, leverantörer och backoffice-personal i en dynamisk fastighetsmiljö.
Backoffice-funktionalitet
Backoffice-applikationen är strukturerad för att minimera omkostnader, ta bort beroendet av specifik personal och säkerställa att alla operativa uppgifter spåras och följs upp. Lösningen säkerställer dessutom att alla relevanta standarder följs och ger full insyn och transparens för HMS och finansiell revision.
"Genom att strukturera allt arbete i vår lösning för fastighetsförvaltning blir verksamheten effektivare och aktiviteterna mer transparenta och tillgängliga. Detta minskar risken för försummade eller odokumenterade uppgifter", säger Bergheim.
Backoffice-applikationen består av fyra nyckelområden, som alla är integrerade i en enda applikationsmodell:
- Hantering av uppgifter,
- Fastighets- och komponentregister,
- Human Resources, och
- Försäljning och ekonomi
Hantering av uppgifter
Uppgiftshantering är den centrala operativa motorn i Property Management-lösningen och en viktig förutsättning för deras optimerade affärsprocesser. Alla aktiviteter som utförs i bolaget, mellan affärsprocesser, struktureras i lösningen för uppgiftshantering. Uppgifterna kan utföras antingen som planerade aktiviteter (t.ex. som en del av underhållsrutiner eller regelbundna inspektioner), som utlösta aktiviteter som skapas som reaktioner på händelser (t.ex. reaktivt underhåll) eller som en integrerad del av ett större projekt (t.ex. renovering av en fastighet).
Fastighets- och komponentregister
De flesta uppgifter utförs i samband med en viss fysisk fastighet, eller till och med en specifik komponent som finns i fastigheten. Lösningen för fastighetsförvaltning innehåller ett register över alla fastigheter som ägs av Continuum samt ett beräkningsverktyg för den yta som hyrs av varje hyresgäst. Dessutom registreras och struktureras alla större komponenter i dessa fastigheter i systemet med länkar till tabeller över byggnadselement. Kontrollnivån i lösningen är skräddarsydd för att passa deras dagliga affärsverksamhet och möjliggör enklare planering och bättre spårbarhet av de uppgifter som utförs.
Human Resources
Lösningen ger stöd för alla personalresurser som är anställda eller hyrda av Continuum Property. Detta inkluderar arbetskontrakt, tidrapportering, semesterplanering och mycket mer. Tidrapporteringen är direkt kopplad till modulen för uppgiftshantering, vilket gör att man kan se vilka uppgifter som utförts, vilka resurser som använts och hur mycket tid som lagts ned.
Försäljning och finans
Property Management-lösningen fungerar också som Tenant Relationship Management-lösning för Continuum Property och stöder deras försäljningsprocess och leasinghantering. Dessutom stöder den viktiga finansiella operationer, till exempel att generera fakturor till hyresgäster, inköpsorder till leverantörer och löneberäkningar för anställda - allt baserat på information som finns i lösningen.
Portal för leverantörer
För sina mest integrerade leverantörer tillhandahåller Continuum Property en webbapplikation för mobil och surfplatta som fungerar som leverantörernas dagliga aktivitetslista.
Aktiviteterna fördelas till de relevanta leverantörerna baserat på uppgifter i backoffice-lösningen. Leverantörerna rapporterar också den tid som använts för uppgifterna direkt till lösningen. Detta möjliggör transparens och ett närmare samarbete mellan Continuum Property och dess leverantörer samt uppdateringar i realtid om kostnaderna för aktiviteterna.
Portal för hyresgäster
Förutom att tillhandahålla digitalt stöd till alla backoffice-anställda och fältpersonal har Continuum Property utvecklat en webbaserad självbetjäningsportal för att interagera med sina hyresgäster. Portalen gör det möjligt för hyresgästerna att skicka in frågor och problem och att följa utvecklingen av alla inlämnade ärenden.
För Continuum Property innebär detta att alla förfrågningar från hyresgäster tas emot på ett strukturerat sätt. Vidare möjliggör det automatisering av tilldelningen av den personal som ansvarar för uppgiften i fråga. Slutligen blir det lättare att kommunicera statusen för ärenden till hyresgästerna, vilket effektivt ökar hyresgästernas tillfredsställelse.
Resultat
Hållbar utveckling
För Continuum Property har användningen av Genus som en digital driftsplattform för affärsprocesserna säkerställt att de kan behålla en liten arbetsstyrka med en fullständig översikt över sina tillgångar. Lösningen gör det möjligt för dem att ligga steget före med de nödvändiga och önskade uppgraderingarna av sina fastigheter samtidigt som de säkerställer att kärnverksamhetsprocesserna hanteras korrekt.
Genom att kontinuerligt utveckla sin digitala verksamhetsplattform som byggts med Genus kan Continuum Property fortsätta att växa och utveckla sin fastighetsförvaltningsverksamhet i enlighet med sin affärsfilosofi.
Om Continuum
Continuum Property är ett norskt bolag med fokus på samhällsutveckling, lokala synergier och kompletta hyresgästlösningar. Företaget är beläget i Lysaker på gränsen till Oslo (Norge), och alla dess fastigheter är belägna i Lysaker-området. Premiumkvalitet, kontinuerliga uppgraderingar och en operativ ledning som håller sig nära kunderna är kärnvärden för Continuum Property.
