Modernisera äldre teknik
Norconsult fick kontroll och minskade riskerna genom att insourca sitt aktieägarregister
15,47% ökning
i röstande aktieägare
7-12 timmar sparade
varje månad
3-5 veckor
snabbare utbetalningstid
Norconsults fallstudier
Intro
Norconsult ville få kontroll över sitt aktieägarregister och minska onödiga manuella uppgifter, så att de kunde spara tid. Det gjorde de genom att skapa en egen lösning som var skräddarsydd för företagets processer.
-
Ersatte fragmenterade system med en enhetlig lösning utan kod.
Automatisering sparar 1 månads arbete varje år.
Förkortad utbetalningstid med 3-5 veckor.
Ökat antal röstberättigade aktieägare med 15,47%.
Utmaning
Komplex information som sprids över flera system
Norconsult AS är Norges största personalägda företag och är enligt lag skyldigt att ha en fullständig översikt över aktieägande och innehav. De är också skyldiga att föra register över alla transaktioner ända tillbaka till den dag då företaget grundades på 1980-talet, förutom att rapportera korrekta siffror till staten. Det faktum att de har över 5000 anställda i Norconsult Group och 2/3 av dem är ägare spridda över flera länder komplicerar saken.
Deras aktieägarregister hade varit en utmaning för dem under lång tid, och utmaningarna kom bit för bit när ett gammalt internt system lades ut på entreprenad och ersattes 2016.
Norconsult hade inte överblick över alla aktieägare och aktier kunde ibland ligga i limbo under längre tidsperioder. De viktigaste frågorna var:
- Decentralisering: Det historiska ägandet var utspritt på flera system och arkiv.
- Ovillig leverantör: Processer relaterade till köp och försäljning av aktier utfördes av en bank som ville lägga ner affärsområdet på grund av tidskrävande och olönsam hantering.
- Slapp kontroll: GDPR-regler och utländska ägare som använder förvaltarbanker gjorde att Norconsult tappade bort ägarna.
"Våra system var inte användarvänliga och svåra att underhålla och administrera. Vi behövde extern hjälp för att genomföra alla ordrar och vi hade lite och otillräcklig historisk data för aktieägarna. Vi kunde inte hantera aktieägare bosatta utanför Norge på ett likvärdigt sätt. Vi kunde inte ens slå upp eller se enskilda aktieägare med aktier placerade i utländska depåbanker i aktieboken. Med andra ord var lösningen i behov av en uppgradering."
- Kjetil Bakke, chef för Business Applications på Norconsult AS
Lösning
Få kontroll - genom att samla in allt
Norconsult sökte efter en hållbar lösning som kunde hantera den komplexitet som de stod inför. Flera standard- och SaaS-lösningar undersöktes, men det fanns flera behov som ingen av dem kunde tillgodose. Därför valde Norconsult att utveckla sin egen flexibla lösning med Genus utan att använda kod.
Norconsult kan nu utforma sina processer och göra snabba förändringar i takt med att nya behov dyker upp under åren. Detta säkerställer att de inte hamnar i samma situation framöver. Några processer i deras lösning:
- En orderpipeline: ett system för att hantera mottagna order från en handelsmodul
- Avvecklingsmotor: hantering av köp och försäljning av aktier, samt stöd för reverseringar
- Fullständig FIFO-serie av aktieägande för alla aktieägare
- Individuell översikt över aktier för aktieägare, med historisk utveckling
- Integration med flera betalningslösningar, t.ex. bank och Altinn
- Uppföljningsprocess för ägare avseende dokumentationskrav
- Företagshändelser som t.ex. utdelningar
- Rapportering till skattemyndigheten
- Modul för bolagsstämma, med dagordning, dokument och omröstning
Betalningsintegration var en knepig komponent som måste byggas på egen hand. Olika alternativ undersöktes. Vissa omfattar produktion och utbyte av ISO20022-filer, andra SOAP eller REST. Lyckligtvis gjorde plattformens flexibilitet det möjligt för Norconsult att använda olika leverantörer och integrera med alla tjänster, så att deras behov kunde tillgodoses.
Genus-plattformen körs på Kubernetes med automatisk skalbarhet, vilket gör att Norconsult enkelt kan skala upp eller ner. De infrastrukturella behoven kan variera från att ha nästan ingen trafik till att hantera tusentals användare samtidigt under en generalförsamling.
"Samarbetet har fungerat bra från start. Efter de inledande dialogerna fick Genus en god förståelse för våra behov. Med kompetenta och strukturerade medarbetare, tydliga roller och ett nära samarbete har Genus tagit fram en mycket bra produkt, specifikt anpassad för Norconsult. Genus har levererat en aktuell och tidsenlig lösning som har gjort det enklare både att hantera ägarmodellen och att vara ägare vilket är i linje med projektets mål."
- Ingeborg Holmen, projektcontroller på Norconsult AS
Resultat
Minska riskerna, säkerställ regelefterlevnad och spara timmar med automatisering
Norconsult återtog ägandet av sina processer för aktieägarregister genom att införa en toppmodern applikation som heter Aksjebok (Norconsult Stock). Den testades i april 2022 och godkändes av bolagsstämman i maj. Den första utbetalningen som testar applikationen är utdelningen för 2021 i maj 2022, som också skickar en rapport till skatteförvaltningen.
De sparar nu 7–12 timmar varje månad tack vare automatisering, och besparingen väntas öka i takt med att fler uppgifter tillkommer som nya erbjudanden, utdelningar och årsrapportering.
Den nya applikationen minskar också utbetalningstiden med 3-5 veckor när en aktie säljs. Utbetalningarna sker nu kontinuerligt, istället för som tidigare en gång i månaden.
Norconsult ökade antalet röstberättigade aktieägare med 15,47%, från ett genomsnitt på 33,53% till 49% 2022.
"Jag räknar med att deltagandet på bolagsstämman kommer att fortsätta öka eftersom den nya lösningen gör det enkelt att delta. Fler ordrar kommer att gå igenom, särskilt bland våra utländska aktieägare. Vi kommer att spara mycket tid på administration av ägarmodeller med ett bättre flöde i försäljnings- och erbjudandeprocesserna, med all nödvändig data samlad på ett ställe. Sammantaget kommer vi att spara mycket tid på administration, få bättre kontroll och förutsägbarheten för en aktieägare kommer att öka. "
- Kjetil Bakke, chef för Business Applications på Norconsult AS
Om Norconsult
Norconsult är en av Nordens ledande konsultbyråer. De löser tusentals byggproblem varje år, har 5 100 personer medarbetare globalt och har en årlig omsättning på 7,4 miljarder NOK.
